1.  Współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i przygotowania ich do przekazania we właściwym terminie do archiwum zakładowego.
2. Przejmowania wszystkich akt z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu.  
3. Przechowywanie, zabezpieczenie oraz prowadzenie ewidencji posiadanych i przejmowanych akt.  
4. Porządkowanie akt - gdy okaże się, iż znajdują się w nim akta nie opracowane.  
5. Udostępnianie lub wypożyczanie akt dla celów służbowych i naukowych.  
6. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej czyli kategorii “B” i przekazywanie jej na makulaturę.   
7. Przekazywanie materiałów archiwalnych czyli kategorii “A” do Archiwum Państwowego – Oddziału w Kamieńcu Ząbkowickim. 
8. Utrzymywanie stałych kontaktów z Archiwum Państwowym nadzorującym archiwum zakładowe.
9. Umożliwienie osobom trzecim korzystanie z zasobu archiwalnego.
10. Składanie bezpośredniemu przełożonemu rocznych sprawozdań z wykonania całości zadań archiwum zakładowego.

II. Korzystanie z zasobu archiwalnego

1. Przez korzystanie z zasobu archiwalnego rozumie się udostępnianie dokumentacji do celów urzędowych i naukowo – badawczych komórkom organizacyjnym Urzędu Miasta oraz osobom trzecim. 
2. Korzystanie z zasobu archiwalnego do celów urzędowych odbywa się na podstawie kart udostępniania za zgodą kierownika komórki organizacyjnej (tzn. Naczelnika Wydziału, kierownika referatu), której akta są wypożyczone. 
3. Korzystanie z zasobu archiwalnego odbywa się w zasadzie na miejscu w archiwum zakładowym pod nadzorem archiwisty. W uzasadnionych przypadkach akta mogą być wypożyczone poza lokal archiwum zakładowego za zgodą Sekretarza Gminy Miejskiej lub poza siedzibą Urzędu Miasta za zgodą Burmistrza, ale na okres nie dłuższy niż miesiąc. 
4. Korzystający z zakładowego zasobu archiwalnego ponoszą odpowiedzialność za całość udostępnionych akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie. 
5. Archiwista potwierdza na “Karcie udostępniania – wypożyczania” w obecności osoby zwracającej akta, odbiór udostępnionych akt. 
6. Korzystanie z dokumentacji kategorii “B” odbywa się na tych samych zasadach jak korzystanie z dokumentacji kategorii “A”. 
7. Przy odbiorze akt, w razie stwierdzenia w nich braków lub uszkodzeń, archiwista sporządza protokół, który podpisuje również wypożyczający akta oraz jego bezpośredni zwierzchnik. 
8. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zagubionych akt, względnie do uszkodzonych akt, drugi zaś egzemplarz przechowuje archiwum zakładowe w osobnej teczce. 
9. Kierownik komórki organizacyjnej, w której uszkodzono lub zniszczono akta, przeprowadza dochodzenie w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności. 
10. Poszukiwania akt w archiwum zakładowym dokonuje wyłącznie personel tego archiwum, a w miejsce wyjętych z półek akt wkłada się kartę zastępczą.

    Dz.U.99.112.1319

                                               § 35.


1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakładowe. 

2.Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy przechowują na nośnikach papierowych w archiwach zakładowych. 

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw. 

4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego.  

                                            § 36.

1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się: 

- takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, 

- wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc, 

-ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt, 

-dłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych, 

-opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie, 

- w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce. 

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 9. 

3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt. 

4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.  

 

1. Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami.
     
2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
     
3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.
   
   § 38.

 

1. W razie zniesienia urzędu, w wyniku likwidacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną (kategorii B) - urzędowi przejmującemu sprawy jednostki.
     
2. Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału terytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym.
     
3. W przypadku zmiany granic między gminami przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.
     
4. W razie likwidacji związku międzygminnego przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.
    

• Zarząd Miejski w Kłodzku (brak dokumentacji płacowej), okres: 1945 - 1950
• Starostwo Powiatowe w Kłodzku (brak dokumentacji płacowej), okres: 1945 – 1950
• Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Kłodzku – dokumentacja niepełna (brak dokumentacji płacowej), okres: 1950 – 1973
• Urząd Powiatowy w Kłodzku (brak dokumentacji płacowej), okres: 1973 - 1975
• Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Kłodzku - dokumentacja niepełna, okres: 1950 – 1973
• Urząd Miejskiej w Kłodzku – dokumentacja płacowa od roku 1980, okres: 1973 - 1990
• Urząd Miasta w Kłodzku, okres: 1990 - dalej

• Akta osobowe określone pn.: Wydział Oświaty, dot. nauczycieli, obejmujące okres: 1945- 1992
• STOŁÓWKA - Gospodarstwo Pomocnicze przy Urzędzie Miasta w Kłodzku
• ZDPPT – MEBLODRZEW – KŁODZKO
• Zakład Remontowo – Budowlany przy Naczelniku Miasta w Kłodzku (w tym szczątki akt Grupy Remontowo – Budowlanej)
• Biuro Wystaw Artystycznych w Kłodzku - dokumentacja niepełna
• Przedszkole Nr 1 do roku 1996
• Przedszkole Nr 2 do roku 1996
• Szkoła Podstawowa Nr 1
• Szkoła Podstawowa Nr 5
• Dokumentacja szczątkowa Miejskiego Zespołu Ekonomiczno – Administracyjnego Szkół w Kłodzku, dot. akt osobowych obsługi administracyjnej oraz karty wynagrodzeń nauczycieli i obsługi administracyjnej .

• Przedszkoli,
• Szkół do roku 1979 (dokumentacja niepełna)
• Grupy Remontowo – Budowlanej, okres: 1977-79
• Kasy Zapomogowo – Pożyczkowej, okres: 1992-95

Formularz do pobrania