W archiwum znajduj± siê akta wytworzone przez komórki organizacyjne Urzêdu Miejskiego dotêpne do wgl±du dla osób zainteresowanych za zezwoleniem Burmistrza Miasta.
Wszelkie informacje mo¿na uzysta w pokoju nr 227 na 2 piêtrze(codziennie w godzinach otwarcia Urzêdu Miejskiego).
I. Zadania archiwum zak³adowego Urzêdu Miasta w K³odzku
-
Wspó³praca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzêdu w zakresie prawid³owego tworzenia teczek spraw i przygotowania ich do przekazania we w³a¶ciwym terminie do archiwum zak³adowego.
-
Przejmowania wszystkich akt z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzêdu.
- Przechowywanie, zabezpieczenie oraz prowadzenie ewidencji posiadanych i przejmowanych akt.
- Porz±dkowanie akt - gdy oka¿e siê, i¿ znajduj± siê w nim akta nie opracowane.
- Udostêpnianie lub wypo¿yczanie akt dla celów s³u¿bowych i naukowych.
- Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej czyli kategorii “B” i przekazywanie jej na makulaturê.
- Przekazywanie materia³ów archiwalnych czyli kategorii “A” do Archiwum Pañstwowego – Oddzia³u w Kamieñcu Z±bkowickim.
- Utrzymywanie sta³ych kontaktów z Archiwum Pañstwowym nadzoruj±cym archiwum zak³adowe.
-
Umo¿liwienie osobom trzecim korzystanie z zasobu archiwalnego.
-
Sk³adanie bezpo¶redniemu prze³o¿onemu rocznych sprawozdañ z wykonania ca³o¶ci zadañ archiwum zak³adowego.
II. Korzystanie z zasobu archiwalnego
-
Przez korzystanie z zasobu archiwalnego rozumie siê udostêpnianie dokumentacji do celów urzêdowych i naukowo – badawczych komórkom organizacyjnym Urzêdu Miasta oraz osobom trzecim.
-
Korzystanie z zasobu archiwalnego do celów urzêdowych odbywa siê na podstawie kart udostêpniania za zgod± kierownika komórki organizacyjnej (tzn. Naczelnika Wydzia³u, kierownika referatu), której akta s± wypo¿yczone.
-
Korzystanie z zasobu archiwalnego odbywa siê w zasadzie na miejscu w archiwum zak³adowym pod nadzorem archiwisty. W uzasadnionych przypadkach akta mog± byæ wypo¿yczone poza lokal archiwum zak³adowego za zgod± Sekretarza Gminy Miejskiej lub poza siedzib± Urzêdu Miasta za zgod± Burmistrza, ale na okres nie d³u¿szy ni¿ miesi±c.
-
Korzystaj±cy z zak³adowego zasobu archiwalnego ponosz± odpowiedzialno¶æ za ca³o¶æ udostêpnionych akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie.
-
Archiwista potwierdza na “Karcie udostêpniania – wypo¿yczania” w obecno¶ci osoby zwracaj±cej akta, odbiór udostêpnionych akt.
-
Korzystanie z dokumentacji kategorii “B” odbywa siê na tych samych zasadach jak korzystanie z dokumentacji kategorii “A”.
-
Przy odbiorze akt, w razie stwierdzenia w nich braków lub uszkodzeñ, archiwista sporz±dza protokó³, który podpisuje równie¿ wypo¿yczaj±cy akta oraz jego bezpo¶redni zwierzchnik.
-
Protokó³ sporz±dza siê w dwóch egzemplarzach, z których jeden za³±cza siê w miejsce zagubionych akt, wzglêdnie do uszkodzonych akt, drugi za¶ egzemplarz przechowuje archiwum zak³adowe w osobnej teczce.
-
Kierownik komórki organizacyjnej, w której uszkodzono lub zniszczono akta, przeprowadza dochodzenie w celu poci±gniêcia winnego do odpowiedzialno¶ci.
-
Poszukiwania akt w archiwum zak³adowym dokonuje wy³±cznie personel tego archiwum, a w miejsce wyjêtych z pó³ek akt wk³ada siê kartê zastêpcz±.
Dz.U.99.112.1319
Pó¼niejsze zmiany:
1) Dz.U. z 2003 r., nr 69, poz. 636
2) Dz.U. z 2006 r., nr 127, poz. 885
ROZPORZ¡DZENIE
PREZESA RADY MINISTRÓW
z dnia 22 grudnia 1999 r.w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwi±zków miêdzygminnych.
(Dz. U. z dnia 31 grudnia 1999 r.)
Na podstawie art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorz±dzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496 i Nr 132, poz. 622, z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734 i Nr 123, poz. 775 oraz z 1998 r. Nr 155, poz. 1014 i Nr 162, poz. 1126) zarz±dza siê, co nastêpuje:Rozdzia³ X
Przechowywanie akt
§ 34.1. Akta spraw przechowuje siê w wydzia³ach i w archiwum zak³adowym.
2. W wydzia³ach przechowuje siê akta spraw za³atwianych w ci±gu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zak³adowego.
3. Przyk³adowy opis teczki aktowej zawiera za³±cznik nr 8.Rozdzia³ XI
Przekazywanie akt do archiwum zak³adowego
§ 35.
1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie za³atwionych urzêdy prowadz± archiwa zak³adowe.
2.Akta spraw ostatecznie za³atwionych urzêdy przechowuj± na no¶nikach papierowych w archiwach zak³adowych.
3. Akta spraw ostatecznie za³atwionych przekazuje do archiwum zak³adowego po up³ywie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.
4. Pracownik, do którego obowi±zków nale¿y prowadzenie archiwum zak³adowego, w porozumieniu z kierownikami wydzia³ów, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zak³adowego.
§ 36.
1. Przekazywanie akt odbywa siê na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegó³owym przegl±dzie i uporz±dkowaniu akt przez referentów. Przez uporz±dkowanie akt rozumie siê:
- takie u³o¿enie akt wewn±trz teczek, aby sprawy nastêpowa³y po sobie wed³ug liczb porz±dkowych spisów spraw (rejestrów), poczynaj±c od najwcze¶niejszej sprawy (od nr 1) z do³±czonym na wierzchu spisem spraw; w obrêbie sprawy pisma uk³ada siê chronologicznie, poczynaj±c od pisma rozpoczynaj±cego sprawê,
- wy³±czenie zbêdnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,
-u³o¿enie teczek, ksi±g, rejestrów itp. wed³ug hase³ klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,
-d³o¿enie do teczki spisu spraw lub innych ¶rodków ewidencyjnych,
-opisanie teczek na ich zewnêtrznej stronie,
- w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie ca³o¶ci akt, ponumerowanie stron o³ówkiem zwyk³ym i oznaczenie na zewnêtrznej, spodniej stronie ok³adki liczby stron zawartych w teczce.
2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporz±dza siê osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z ka¿dej kategorii pozostaje u referenta przekazuj±cego akta, jako dowód przekazania akt, a pozosta³e egzemplarze otrzymuje pracownik prowadz±cy archiwum zak³adowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego okre¶la za³±cznik nr 9.
3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporz±dzaj± pracownicy przekazuj±cy akta w kolejno¶ci teczek wed³ug jednolitego rzeczowego wykazu akt.
4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuj±: referent przekazuj±cy akta i pracownik prowadz±cy archiwum zak³adowe.
§ 37.
- Komórki organizacyjne przekazuj± akta do archiwum zak³adowego wy³±cznie kompletnymi rocznikami.
- Do akt przekazanych archiwum zak³adowemu do³±cza siê zbêdne w pracy bie¿±cej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
- Akta spraw ostatecznie za³atwionych, które ze wzglêdu na swój przedmiot bêd± nadal potrzebne, po dokonaniu formalno¶ci przekazania do archiwum zak³adowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, mo¿na wypo¿yczaæ na tak d³ugo, jak d³ugo bêd± one potrzebne.
§ 38.
- W razie zniesienia urzêdu, w wyniku likwidacji jednostki podzia³u terytorialnego, urz±d znoszony przekazuje materia³y archiwalne (kategorii A) do w³a¶ciwego archiwum pañstwowego, a dokumentacjê niearchiwaln± (kategorii B) - urzêdowi przejmuj±cemu sprawy jednostki.
- Je¿eli tereny likwidowanej jednostki podzia³u terytorialnego wchodz± w sk³ad kilku jednostek podzia³u terytorialnego, urz±d znoszony przekazuje materia³y archiwalne (kategorii A) do w³a¶ciwego archiwum pañstwowego. Dokumentacjê niearchiwaln± (kategorii B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym.
- W przypadku zmiany granic miêdzy gminami przepisy ust. 1 i 2 stosuje siê odpowiednio.
- W razie likwidacji zwi±zku miêdzygminnego przepisy ust. 2 stosuje siê odpowiednio.
Informacja
dla poszukuj±cych osób dokumentacji osobowej i p³acowej
w celu ustalenia kapita³u pocz±tkowego
lub uzyskania ¶wiadczeñ rentowo – emerytalnych w ZUSArchiwum zak³adowe Urzêdu Miasta w K³odzku posiada dokumentacjê pracownicz± i p³acow± nastêpuj±cych zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, tj.:
- Zarz±d Miejski w K³odzku (brak dokumentacji p³acowej), okres: 1945 - 1950
- Starostwo Powiatowe w K³odzku (brak dokumentacji p³acowej), okres: 1945 – 1950
- Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w K³odzku – dokumentacja niepe³na (brak dokumentacji p³acowej), okres: 1950 – 1973
- Urz±d Powiatowy w K³odzku (brak dokumentacji p³acowej), okres: 1973 - 1975
- Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w K³odzku - dokumentacja niepe³na, okres: 1950 – 1973
- Urz±d Miejskiej w K³odzku – dokumentacja p³acowa od roku 1980, okres: 1973 - 1990
- Urz±d Miasta w K³odzku, okres: 1990 - dalej
Oraz (jako nastêpstwo prawne)
- Akta osobowe okre¶lone pn.: Wydzia³ O¶wiaty, dot. nauczycieli, obejmuj±ce okres: 1945- 1992
- STO£ÓWKA - Gospodarstwo Pomocnicze przy Urzêdzie Miasta w K³odzku
- ZDPPT – MEBLODRZEW – K£ODZKO
- Zak³ad Remontowo – Budowlany przy Naczelniku Miasta w K³odzku (w tym szcz±tki akt Grupy Remontowo – Budowlanej)
- Biuro Wystaw Artystycznych w K³odzku - dokumentacja niepe³na
- Przedszkole Nr 1 do roku 1996
- Przedszkole Nr 2 do roku 1996
- Szko³a Podstawowa Nr 1
- Szko³a Podstawowa Nr 5
- Dokumentacja szcz±tkowa Miejskiego Zespo³u Ekonomiczno – Administracyjnego Szkó³ w K³odzku, dot. akt osobowych obs³ugi administracyjnej oraz karty wynagrodzeñ nauczycieli i obs³ugi administracyjnej .
Ww. dokumenty (karty wynagrodzeñ) dotycz±:
- Przedszkoli,
- Szkó³ do roku 1979 (dokumentacja niepe³na)
- Grupy Remontowo – Budowlanej, okres: 1977-79
- Kasy Zapomogowo – Po¿yczkowej, okres: 1992-95
Uwaga!
Informacjê w sprawie odszukania danych dotycz±cych dokumentacji osobowej i p³acowej do celów emerytalno – rentowych lub ustalenia kapita³u pocz±tkowego mie¶ci siê na stronie internetowej: www.archiwa.gov.pl/dokumentacja/kapital.html
Formularz do pobrania